Anlage eines Ersatztermins für den Weiterverkauf einer verlegten Veranstaltung

ProTicket rechnet mit dem Veranstalter alle abgesagten oder verlegten Termine so ab, als wären sie stattgefunden. Der Veranstalter erhält die Erlöse des ursprünglichen (verlegten) Termins sofort und erhält dadurch die nötige Liquidität, um die Rückabwicklungen zu bearbeiten. Damit der Ersatztermin sofort mit den verbleibenden Plätzen weiterverkauft werden kann, muss dieser über VGEN mit identischen Daten neu eingerichtet werden. Zudem muss der Ersatztermin in den Buchungszustand des abgesagten oder verlegten Ursprungsdatums versetzt werden. Es muss gewährleistet sein, dass die Anzahl der Aufträge, gebuchten/gedruckten und freien Plätze sowohl im Ursprungs- als auch im Ersatztermin identisch ist.

Notwendige Schritte

1. Einrichtung des Ersatztermins in VGen 3.0

Nachdem der Ersatztermin eingerichtet und in den Geschäftskundenbereich übertragen wurde, müssen Sie als Veranstalter alle Buchungen des Ursprungsdatums 1:1 auf den Ersatztermin übertragen.

2. Löschen von Systemsperrungen im Ersatztermin

Löschen Sie alle automatisch angelegten Sperrungen, sodass im Saalplan des Ersatztermins 100 % freie Plätze vorhanden sind.

3. Anlage der Rabatte und Ermäßigungen

Erstellen Sie die Rabatte und Ermäßigungen im Ersatztermin genauso wie im Ursprungsdatum.

4. Buchung von Sperrungen

Buchen Sie alle Aufträge für Sperrungen, wie etwa für Mixerplätze oder Feuerwache, sowie für fremde Kontingente oder Hartkartenverkäufer. Verwenden Sie dabei die gleichen Rabattnamen wie im Ursprungsdatum.

5. Sperrungen für bereits gedruckte oder reservierte Tickets

Buchen Sie alle Aufträge für gedruckte Eintrittskarten oder ungedruckte Reservierungen als Sperrungen im Ersatztermin. Verwenden Sie hierfür die neuen unentgeltlichen Sperrrabattnamen: "gedruckt Vortermin" und reserviert Vortermin".

• "Gedruckt Vortermin" sind Plätze, für die bereits Eintrittskarten in Umlauf sind. Diese behalten ihre Gültigkeit im Ersatztermin. Die dafür erhaltenen Erlöse wurden bereits im Ursprungsdatum ausgezahlt. Falls diese Plätze bis zum Ersatztermin zurückgegeben werden, müssen sie für den Wiederverkauf im Ersatztermin freigegeben werden (durch Annullierung der Sperraufträge).
• "Reserviert Vortermin" sind Plätze, die im Ursprungsdatum noch nicht gedruckt wurden, aber bereits für einen Kunden reserviert sind. Hier muss entschieden werden, ob die Reservierung im Ersatztermin weiter bestehen bleibt. Falls ja, ändern Sie die Sperrung im Ersatztermin in eine Reservierung mit einem entgeltlichen Rabatt (z. B. "Normal" oder "ermäßigt"). Falls die Plätze nicht mehr benötigt werden, müssen sie für den Wiederverkauf freigegeben werden (durch Annullierung des Sperraufträge).

6. Dokumentation der Auftragsnummern

Um Fehler zu vermeiden, sollten die Auftragsnummern des Ursprungsdatums sowohl im Auftrag des Ersatztermins als auch umgekehrt in den Auftragsdaten und Anmerkungen vermerkt werden.