Optimierte Lösungen für Ticketing und Rückabwicklung in Zeiten von Corona
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit Blick auf die schrittweise Rückkehr zu Veranstaltungen möchten wir Sie als Einrichter und Veranstalter im ProTicket-System über neue Anpassungen und Änderungen informieren, die sich an den aktuellen Anforderungen des Ticketings in der Corona-Zeit orientieren.
1. Das personalisierte Ticket / Besucherdaten - Erfassung und -Liste
Die Rückverfolgbarkeit der Besucherdaten ist ein fester Bestandteil des Veranstaltungskonzepts geworden, ebenso wie die Bereitstellung einer "Liste der Personendaten aller Besucher" für das Gesundheitsamt. Im ProTicket-System können Sie die Datenerfassung direkt bei der Erstellung des Veranstaltungstermins in VGen 3.0 festlegen:
- Beim Ticketverkauf werden sowohl die Daten des Kartenkäufers als auch der jeweiligen Veranstaltungsbesucher erfasst - unabhängig von der Anzahl der Tickets.
- Diese Daten werden automatisch mit den Tickets verknüpft, sodass die aufwendige Datenerfassung am Veranstaltungstag entfällt.
- Die bereits bestehende "Liste der ausgegebenen Tickets / Barcodes" pro Platz und Vorstellung wird um die erfassten Kundendaten erweitert und kann bei Bedarf als "Besucherliste mit Platzzuordnung" an die Gesundheitsbehörden übermittelt werden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Geschäftskundenbereich in der Dokumentationsbibliothek unter der Anleitung "2.2.10 - Ticketpersonalisierung".
2. Dynamische Ticketbuchungen durch automatische Sperrplatzvergabe
Die Einhaltung des Mindestabstands ist eine zentrale Vorgabe der Corona-Schutzverordnung. Um dies zu gewährleisten, berücksichtigt das ProTicket-System:
- Variable Ticketanzahlen (z. B. 1, 3 oder 5 Tickets)
- Den erforderlichen Mindestabstand zwischen verschiedenen Besuchergruppen (z. B. immer drei Plätze frei).
Der Saalplan wird in VGen 3.0 mit maximaler Kapazität eingerichtet und die Sperrplätze werden für den notwendigen Abstand zwischen den Reihen und nebeneinander automatisch vergeben. Der spezielle Buchungsalgorithmus sorgt dafür, dass unverkäufliche Leerplätze vermieden werden, um eine optimale Auslastung zu gewährleisten.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Geschäftskundenbereich in der Dokumentationsbibliothek unter der Anleitung "2.2.9 - Automatische Buchung von Sperrplätzen".
3. Weiterverkauf einer verlegten Veranstaltung
Bei der Verlegung einer Veranstaltung empfehlen wir, den neuen Ersatztermin als separaten Termin im ProTicket-System (VGen 3.0) anzulegen. Dies bietet folgende Vorteile:
- Alle Buchungen des abgesagten Termins können problemlos auf den Ersatztermin übertragen werden, wodurch bereits verkaufte Plätze gesperrt werden. Frei gewordene Plätze können nach der Rückgabe erneut verkauft werden.
- ProTicket rechnet die Erlöse des abgesagten Termins direkt ab und zahlt sie an den Veranstalter aus, sodass Rückerstattungsansprüche sofort beglichen werden können.
- Der Vorverkauf für den Ersatztermin kann ohne Unterbrechung fortgeführt werden, da die Tickets sofort mit den neuen Termindaten bedruckt werden und somit nicht mehr zur Rückgabe berechtigt sind.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Geschäftskundenbereich in der Dokumentationsbibliothek unter der Anleitung "2.3.5 - Zeitgleiche Kartenrückabwicklung und Weiterverkauf von verlegten Veranstaltungen".
4. Organisation der Anträge auf Kartenrückgabe für abgesagte oder verlegte Veranstaltungen
Aufgrund der Vielzahl an verlegten und abgesagten Veranstaltungen werden alle Erstattungsanträge direkt über den Veranstalter abgewickelt. Karteninhaber von abgesagten oder verlegten Veranstaltungen können ihre Rückabwicklung über das Online-Formular auf proticket.de/kartenrueckgabe einleiten.
Im ProTicket-System wird der Veranstalter über alle Anträge auf Kartenrückgabe im Bereich "V. Einstellungen / Verwaltung Anträge auf Kartenrückgabe" informiert. Hier erhält der Veranstalter eine Übersicht über alle Anträge und kann die Bearbeitung der Rückerstattungen sowie die Erstattungssummen pro Veranstaltung verfolgen. Diese Informationen können für die Ausweisung der "Ausfallkosten" genutzt werden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Geschäftskundenbereich in der Dokumentationsbibliothek unter der Anleitung "2.3.4 - Anträge auf Kartenrückgabe mit dem ProTicket-System verwalten".
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen und stehen Ihnen mit unserem Know-how im Ticketing jederzeit gerne zur Verfügung.