Die Vorstellungssuche ist eine der zentralen Funktionen im ProTicket-System und bildet die Grundlage für nahezu alle Buchungsvorgänge. Sie ermöglicht die gezielte Identifikation einzelner Vorstellungstermine innerhalb der gesamten Veranstaltungsstruktur, unabhängig davon, ob es sich um eine einfache Einzelvorstellung oder um eine großangelegte Tournee handelt. Der Zugriff auf die Vorstellungen ist dabei abhängig von der Nutzerrolle: Während Veranstalter ausschließlich ihre eigenen Termine sehen, erhalten Vorverkaufsstellen systemweiten Einblick in alle freigegebenen Vorstellungen. Diese klare Trennung gewährleistet eine strukturierte und datenschutzkonforme Arbeitsweise – auch bei paralleler Nutzung durch unterschiedliche Akteure. Die Vorstellungssuche stellt somit den ersten Schritt im gesamten Vertriebsprozess dar.
Filterlogik und kombinierte Suchparameter
Die Suchfunktion bietet dank SmartSelect eine Vielzahl kombinierbarer Filtermöglichkeiten, die weit über eine einfache Terminauswahl hinausgehen. Vorstellungen lassen sich nach Ort, Veranstalter, Spielstätte, Datum, Titelbestandteil oder Status (z. B. im Verkauf, gesperrt, ausverkauft) eingrenzen. Besonders leistungsfähig ist die sogenannte Mehrwortsuche, bei der Teilbegriffe aus verschiedenen Parametern gleichzeitig ausgewertet werden. So genügt etwa die Eingabe von Fragmenten wie beispielsweise „16 Mus Unn“ um auf eine Vorstellung am 16. eines Monats in der Musikhalle Unna zuzugreifen – selbst wenn der Titel mehrere Wörter umfasst. Diese Logik beschleunigt nicht nur die Arbeit, sondern ermöglicht auch bei begrenzten Informationen eine zuverlässige Trefferquote.
Vorstellung als strukturierte Buchungseinheit
Im ProTicket-System bildet jede Vorstellung eine abgeschlossene Einheit mit eigenem Saalplan, individuellen Preiskategorien, Buchungsregeln und Kontingenten. Die Vorstellung ist dabei stets einem konkreten Datum und einer bestimmten Uhrzeit zugeordnet. Jede Vorstellung kann unabhängig von anderen verwaltet, verkauft und ausgewertet werden – selbst dann, wenn sie Teil einer übergeordneten Veranstaltungsreihe ist. Durch diese Struktur kann das System flexibel auf verschiedene Veranstaltungsformate reagieren: von einmaligen Einzelterminen bis hin zu mehrfach gespielten Programmen an verschiedenen Orten. Die Vorstellung ist also nicht nur Suchergebnis, sondern zugleich die zentrale technische Grundlage für alle weiteren Verkaufsaktionen.
Direktbuchung über den Saalplan
Nach Auswahl der gewünschten Vorstellung öffnet sich der zugehörige Saalplan, der direkt mit der Live-Datenbank von ProTicket verknüpft ist. Jeder Platz im Plan ist statusbasiert eingefärbt und zeigt sofort, ob der Sitz verfügbar, reserviert, gesperrt oder bereits verkauft ist. Dadurch können Kartenverkäufer und Veranstalter mit höchster Präzision buchen – sowohl bei freier Platzwahl als auch bei exakter Platzwahl mit nummerierten Sitzen. Auch Kombinationen wie freie Platzwahl innerhalb eines Bereichs sind abbildbar. Der Saalplan ist in Echtzeit aktualisiert, wodurch Doppelbuchungen ausgeschlossen werden und auch parallele Buchungen durch andere Stellen sofort sichtbar sind. So entsteht ein reibungsloser Ablauf im gesamten Vertrieb.
Reaktionsfähigkeit bei Preis- und Bereichssteuerung
Ein weiterer Vorteil der Vorstellungssuche ist die unmittelbare Kopplung an die im Saalplan hinterlegten Preiskategorien. Durch Auswahl eines bestimmten Platzes oder Bereichs werden automatisch die hinterlegten Preise übernommen. Sonderkategorien wie Rollstuhlplätze, Sperrbereiche, Presseplätze oder Ermäßigungsoptionen können dabei ebenso berücksichtigt werden wie Staffelpreise oder flexible Tarife. Das System erkennt automatisch, welche Buchungslogik hinterlegt ist, und erlaubt auch kurzfristige manuelle Steuerungen durch den Veranstalter. Die enge Verzahnung zwischen Suchfunktion und Platzplan stellt sicher, dass jede Buchung auf gültiger Grundlage erfolgt – fehlerfrei, nachvollziehbar und revisionssicher.