Veranstaltungen lassen sich nicht immer wie geplant durchführen. Krankheitsfälle, logistische Probleme oder äußere Umstände wie Witterung oder behördliche Vorgaben machen es mitunter notwendig, eine Vorstellung zu verschieben oder abzusagen. Für diesen Fall bietet das ProTicket-System ein durchdachtes Verfahren, das sowohl den Veranstaltern als auch dem Publikum Klarheit, Verlässlichkeit und Transparenz bietet. Ob einfache Terminverlegung oder neue Veranstaltung mit Ersatz-Saalplan – unser System unterstützt Sie in jeder Situation.

Normale Terminverlegung – Vorstellung wird verschoben

Wenn ein Veranstaltungstermin nicht wie geplant stattfinden kann, aber ein neuer Termin noch nicht feststeht, spricht man von einer sogenannten „normalen Verlegung“. In diesem Fall wird die betreffende Vorstellung im System sofort blockiert, damit keine weiteren Ticketbuchungen erfolgen. Die Veranstaltung bleibt jedoch weiterhin sichtbar – sowohl für Kunden als auch für Vorverkaufsstellen. Parallel können Veranstalter im ProTicket-System Informationen zum aktuellen Stand veröffentlichen, etwa: „Termin wird verlegt – Karten behalten ihre Gültigkeit“. Über die integrierte Kundenkommunikation im Geschäftskundenbereich lassen sich zudem automatisch alle betroffenen Käufer per E-Mail informieren.

Verlegung auf neuen Termin mit neuem Saalplan

Wird eine Veranstaltung auf einen bereits bekannten Ersatztermin verschoben, lässt sich dies im ProTicket-System strukturiert abbilden. Besonders wenn sich durch die neue Terminierung auch der Saalplan ändert – etwa durch eine andere Spielstätte oder eine andere Platzkonfiguration – kommen erweiterte Maßnahmen zum Einsatz. Bereits verkaufte Tickets werden im neuen Saalplan automatisch gesperrt, um Doppelbelegungen zu vermeiden. Für Kunden, die den neuen Termin wahrnehmen möchten, bleiben die Eintrittskarten gültig. Wer nicht teilnehmen kann, erhält die Möglichkeit zur Rückgabe. Die Rückabwicklung erfolgt dann im ursprünglichen Termin, während freigewordene Plätze im neuen Saalplan erneut verkauft werden können. So wird ein reibungsloser Übergang zwischen Alt- und Ersatztermin gewährleistet.

Absage von Vorstellungen

Wenn eine Vorstellung vollständig abgesagt werden muss, erfolgt zunächst die Sperrung der Veranstaltung im System. Danach werden die betroffenen Kunden umgehend informiert. Dank der gespeicherten Kontaktdaten aus Online-Buchungen und der Tickethotline ist eine direkte Benachrichtigung per E-Mail möglich. Die Veranstaltung bleibt zur Transparenz weiterhin sichtbar, jedoch nicht mehr buchbar. In diesem Fall erhalten alle Karteninhaber das Recht auf Rückgabe oder Erstattung, sofern keine andere Kulanzlösung wie Gutschein oder Spende vereinbart wird.

Umgang mit bereits verkauften Tickets

Sobald eine Verlegung oder Absage offiziell ist, gelten im ProTicket-System klare Regeln für den Umgang mit bereits verkauften Tickets. Bleibt der Saalplan identisch, behalten Tickets in der Regel ihre Gültigkeit. Sollte sich jedoch die Spielstätte oder die Bestuhlung ändern, wird empfohlen, die Rückgabeoption offen zu kommunizieren. Kunden, die den Ersatztermin nicht wahrnehmen können, erhalten selbstverständlich ihr Geld zurück. Zusätzlich kann alternativ auch ein Tausch gegen einen Gutschein oder ein anderes Veranstaltungsangebot des Veranstalters angeboten werden.

Kartenrückgabe und Kundenkommunikation

Im Falle einer Rückgabe verweist ProTicket die Kunden auf die zentrale Seite proticket.de/kartenrueckgabe. Dort können Karteninhaber ihren Antrag einfach online ausfüllen und absenden. Der gesamte Ablauf – von der Prüfung über die Bearbeitung bis hin zur Auszahlung – erfolgt nachvollziehbar und datenschutzkonform. Veranstalter erhalten alle Rückgabeanträge im ProTicket-B2B-Bereich zur Einsicht, Bearbeitung und statistischen Auswertung. Damit behalten sie jederzeit den Überblick über alle Rückerstattungen, Spenden oder Gutscheinlösungen – getrennt nach Vorstellungen, Zeiträumen und Rückgabegründen.