Mit dem browserbasierten Verwaltungswerkzeug VGen bietet ProTicket Veranstaltern ein effizientes und zugleich leistungsstarkes Tool, um Veranstaltungen selbstständig und ohne technische Vorkenntnisse im System anzulegen. Das moderne Flat-Design ermöglicht eine benutzerfreundliche Navigation und eine schnelle Orientierung. Ob Einzeldatum oder Vorstellungsserie – mit wenigen Klicks führen Sie alle notwendigen Schritte aus, um Ihre Veranstaltung verkaufsbereit auf der ProTicket-Plattform zu platzieren.
Als registrierter Veranstalter loggen Sie sich über Ihren Zugang in VGen ein und pflegen Ihre Vorstellungstermine bequem im Browser ein. Die Eingabemaske wurde dabei so weiterentwickelt, dass alle relevanten Informationen nicht nur detaillierter erfasst, sondern gleichzeitig übersichtlich strukturiert hinterlegt werden können. Nach Abschluss der Eingabe erfolgt eine manuelle Prüfung durch das ProTicket-Team nach dem bewährten Vier-Augen-Prinzip, bevor die Veranstaltung zur Veröffentlichung freigegeben wird.
Pflichtangaben und Grunddaten einer Vorstellung
Für die Einrichtung einer Veranstaltung im ProTicket-System sind bestimmte Angaben verpflichtend. Dazu zählen der Titel der Veranstaltung (inkl. optionalem Ober- oder Untertitel), Datum und Uhrzeit, Einlasszeit, der Name des örtlichen Veranstalters sowie – bei Tourneeveranstaltungen – der Programmlieferant. Auch Angaben zur Spielstätte, der verwendeten Saalplanvariante, die Preistabelle sowie gegebenenfalls Ermäßigungsarten wie Schüler-, Studenten- oder Rentnertarife müssen angegeben werden. Diese Informationen reichen aus, um ein erstes Kartenkontingent zu erzeugen, das nach Freigabe sofort für den Vorverkauf bereitsteht.
Die integrierte Veranstaltungsübersicht zeigt Ihnen dabei mittels eines Ampelsystems stets, wie weit Ihre Termineinrichtung fortgeschritten ist: Rot steht für unvollständig, Gelb für die Phase der Verifizierung, Grün für den verifizierten Termin. Sobald ein Termin freigegeben ist, ist er über das ProTicket-Endkundenportal, sämtliche Vorverkaufsstellen sowie die Online-Shops verfügbar.
Bilder, Videos und Informationstexte – Der digitale Auftritt Ihrer Veranstaltung
Damit Ihre Veranstaltung nicht nur buchbar, sondern auch erfolgreich beworben wird, bietet VGen umfassende Möglichkeiten zur Medienintegration. Bereits bei der Terminanlage können Bilder hochgeladen und Videos verlinkt werden, um die Attraktivität Ihrer Veranstaltungsseite deutlich zu erhöhen. Das gängige Format der Veranstaltungsbilder beträgt 731 × 433 Pixel, Thumbnails werden in der Größe 145 × 189 Pixel dargestellt. Bilder lassen sich direkt im Browser zuschneiden und bearbeiten. Bei der Verwendung von Medienmaterialien ist unbedingt darauf zu achten, dass die Nutzungsrechte eindeutig geklärt sind.
Auch Videomaterial kann eingebunden werden – über eine einfache URL von Plattformen wie YouTube oder Vimeo. So lassen sich beispielsweise Trailer, Mitschnitte oder Künstler-Statements direkt auf Ihrer Landingpage einbinden und stellen oft den entscheidenden Impuls für den Ticketkauf dar.
Ein zentraler Bestandteil der Eventvermarktung ist zudem der Infotext, der zu jeder Veranstaltung hinterlegt werden muss. Dieser sollte mindestens 300 Wörter umfassen, originell formuliert sein und idealerweise relevante Keywords beinhalten – insbesondere den Titel der Veranstaltung, der im Text etwa eine Keyword-Dichte von rund 3 % aufweisen sollte. Bitte vermeiden Sie kopierte Inhalte („Duplicate Content“) aus Pressemitteilungen oder Fremdquellen, um negative Auswirkungen auf die Sichtbarkeit in Suchmaschinen zu verhindern. Individuelle Texte verbessern das Google-Ranking Ihrer Veranstaltung deutlich.
Kostenlose Saalpläne und Preiskategorien
Ein weiterer zentraler Bestandteil der Terminerstellung ist die Auswahl oder Konfiguration eines geeigneten Saalplans mit zugehöriger Preisstruktur. In VGen können Sie entweder einen bestehenden Saalplan Ihrer Spielstätte verwenden oder – falls erforderlich – von ProTicket kostenfrei einen individuellen Plan erstellen lassen. Auch die Aufteilung in Preiskategorien und Preiszonen erfolgt direkt im System. Dank der grafischen Einzelplatzbuchung sehen Kunden später im Online-Shop exakt, welche Plätze noch verfügbar sind – ein entscheidender Komfortfaktor beim Online-Ticketkauf.
Sollten Sie Sonderwünsche wie Sponsorenlogos auf Eintrittskarten oder bestimmte Farbmarkierungen bei der Buchung haben, können Sie diese direkt bei der Terminanlage angeben.
Vorstellungsserien und wiederkehrende Termine
Für Veranstaltungsreihen oder Mehrfachtermine – etwa im Theaterbetrieb oder bei Konzerten mit Tourneecharakter – bietet VGen die Funktion zur Erstellung von Vorstellungsserien. Sie sparen dadurch nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch potenzielle Eingabefehler. Durch die Angabe eines zeitlichen Intervalls (z. B. wöchentlich, täglich oder monatlich) können gleich mehrere Veranstaltungstermine automatisch erzeugt werden. Auch gleichbleibende Daten wie Preisstruktur, Ermäßigungen und Spielstätte müssen nicht jedes Mal neu eingetragen werden.
Leistungsstarke Datenbank mit Synergieeffekten
Ein herausragender Vorteil von VGen liegt in seiner stetig wachsenden Datenbasis. Einmal eingegebene Logos, Saalpläne, Preistabellen oder Veranstaltungsinformationen stehen auch für zukünftige Termine zur Verfügung. Bei Tourneeveranstaltungen oder Wiederholungen greifen Sie bequem auf bestehende Einträge zurück. Auch Informationen, die andere Veranstalter bereits für denselben Künstler oder dieselbe Spielstätte angelegt haben, können übernommen werden. Das spart Zeit, erhöht die Konsistenz der Inhalte und verringert das Fehlerrisiko deutlich.
Kontrolle und Freigabe mit dem Vier-Augen-Prinzip
Bevor eine von Ihnen angelegte Veranstaltung veröffentlicht wird, prüft das Team von ProTicket alle Eingaben auf Vollständigkeit und Plausibilität. Diese Verifizierung ist keine rechtlich verbindliche Prüfung. Jedoch ein bewährter Schutzmechanismus, der sicherstellt, dass keine offensichtlich falschen Informationen den Kunden präsentiert werden. Bitte prüfen Sie Ihre Angaben gründlich, insbesondere Preis- und Zeitangaben, bevor Sie die Veranstaltung zur Freigabe senden. Änderungen nach Freigabe sind zwar möglich, verursachen aber oft Mehraufwand und sollten daher vermieden werden.
Die Prüfung und Freischaltung erfolgt zeitnah. Sobald Ihre Veranstaltung durch das System als „verifiziert“ gekennzeichnet ist, erscheint sie mit dem gewünschten Vorverkaufsstart automatisch im Endkundenportal sowie bei allen ProTicket-Vertriebspartnern.