Mit dem browserbasierten Verwaltungswerkzeug VGen von ProTicket bietet ProTicket den Veranstaltern ein effizientes und zugleich leistungsstarkes Tool, um Veranstaltungen selbstständig und ohne technische Vorkenntnisse im ProTicket-System anzulegen. Das moderne Flat-Design ermöglicht eine benutzerfreundliche Navigation und eine schnelle Orientierung. Ob Einzeldatum oder Vorstellungsserie – mit wenigen Klicks führen Sie alle notwendigen Schritte aus, um Ihre Veranstaltung verkaufsbereit auf Ihrer jeweiligen Landingpage zu platzieren.
Als bereits registrierter Veranstalter loggen Sie sich über Ihren ProTicket-Systemzugang in VGen ein und pflegen Ihre Vorstellungstermine bequem mit Ihrem Browser ein. Die Eingabemaske wurde dabei so weiterentwickelt, dass alle relevanten Informationen nicht nur detaillierter erfasst, sondern gleichzeitig übersichtlich strukturiert hinterlegt werden können. Nach Abschluss der Eingabe erfolgt eine manuelle Prüfung durch das ProTicket-Team nach dem bewährten Vier-Augen-Prinzip, bevor die Vorstellung zur internen Weiterbearbeitung im Geschäftskundenbereich freigegeben wird, um dort abschließend die Vorstellung zu veröffentlichen.
Pflichtangaben und Grunddaten einer Vorstellung
Für die Einrichtung einer Veranstaltung im ProTicket-System sind bestimmte Angaben verpflichtend. Dazu zählen der einzigartige Titel der Veranstaltung (inkl. optionalem Ober- oder Untertitel), Datum und Uhrzeit, Einlasszeit, der Name des örtlichen Veranstalters sowie – bei Tourneeveranstaltungen – der Programmlieferant. Auch Angaben zur Spielstätte, der verwendeten Saalplanvariante, die Preistabelle sowie gegebenenfalls Ermäßigungsarten wie Schüler-, Studenten- oder Rentnertarife müssen angegeben werden. Diese Informationen reichen aus, um ein erstes Kartenkontingent zur Vorstellung zu erzeugen, welches anschließend nach Freigabe im Geschäftskundenbereich durch Sie als Veranstalter für den Vorverkauf bereitsteht.
Die integrierte Veranstaltungsübersicht zeigt Ihnen dabei mittels eines Ampelsystems stets, wie weit Ihre Termineinrichtung in VGen fortgeschritten ist: Rot steht für unvollständig, Gelb für die Phase der Verifizierung durch ProTicket, Grün für den verifizierten Vorstellungstermin. Sobald ein Termin freigegeben ist, ist er über den Geschäftskundenbereich verfügbar.
Bilder, Videos und Informationstexte – Der digitale Auftritt Ihrer Veranstaltung
Damit Ihre Veranstaltung nicht nur buchbar, sondern auch erfolgreich beworben wird, bietet VGen umfassende Möglichkeiten zur Medienintegration. Bereits bei der Terminanlage können Bilder hochgeladen und Videos verlinkt werden, um die Attraktivität Ihrer Veranstaltungsseite deutlich zu erhöhen. Das gängige Format der Veranstaltungsbilder beträgt 731 × 433 Pixel, Thumbnails werden in der Größe 145 × 189 Pixel dargestellt. Bilder lassen sich direkt im Browser in VGen zuschneiden und bearbeiten, solange die Bilddateigröße unter 10 Megabyte ist. Bei der Verwendung von Medienmaterialien ist unbedingt darauf zu achten, dass die Nutzungsrechte an diesen Medien von Ihnen eindeutig geklärt sind.
Auch Videomaterial kann zum Vorstellungstermin eingebunden werden – über eine einfache URL von Plattformen wie YouTube oder Vimeo. So lassen sich beispielsweise Trailer, Mitschnitte oder Künstler-Statements direkt auf Ihrer Landingpage einbinden und stellen oft den entscheidenden Impuls für den Ticketkauf auf dem ProTicket-Endkundenportal dar.
Ein zentraler Bestandteil der Eventvermarktung ist zudem der individuelle Infotext, der zu jeder Vorstellung hinterlegt werden muss. Dieser sollte mindestens 300 Wörter umfassen, originell formuliert sein und idealerweise relevante Keywords beinhalten – insbesondere den einzigartige Titel der Veranstaltung, der im Text etwa eine Keyword-Dichte von rund 3 % aufweisen sollte. Bitte vermeiden Sie kopierte Inhalte ("Duplicate Content") aus bereits veröffentlichten Pressemitteilungen oder Fremdquellen, um negative Auswirkungen auf die Sichtbarkeit in Suchmaschinen zu verhindern. Individuelle einzigartige Texte verbessern das Google-Ranking Ihrer Veranstaltung deutlich.
Kostenlose Saalpläne und Preiskategorien
Ein weiterer zentraler Bestandteil der Terminerstellung ist die Auswahl oder Konfiguration eines geeigneten Saalplans mit zugehöriger Preisstruktur. In VGen können Sie entweder einen bestehenden Saalplan zu einer Spielstätte verwenden oder – falls erforderlich – von ProTicket kostenfrei einen individuellen neuen Saalplan erstellen lassen. Auch die Aufteilung in Preiskategorien und Preiszonen erfolgt direkt in VGen. Dank der grafischen Einzelplatzbuchung sehen alle Kunden später im Online-Shop, als auch im Ticket-Manager exakt, welche Plätze noch verfügbar sind – ein entscheidender Komfortfaktor beim Online-Ticketkauf.
Sollten Sie Sonderwünsche wie Sponsorenlogos auf Eintrittskarten oder bestimmte Print@Home-Layoutvorlagen bei der Buchung haben, können Sie diese direkt bei der Terminanlage in VGen angeben und auswählen.
Vorstellungsserien und wiederkehrende Termine
Für Veranstaltungsreihen oder Mehrfachtermine – etwa im Theaterbetrieb oder bei Konzerten mit Tourneecharakter – bietet VGen die Funktion zur Erstellung von Vorstellungsserien. Sie sparen dadurch nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch potenzielle Eingabefehler. Durch die Angabe eines zeitlichen Intervalls (z. B. wöchentlich, täglich oder monatlich) können gleich mehrere Veranstaltungstermine automatisch erzeugt werden. Auch gleichbleibende Daten wie Preisstruktur, Ermäßigungen und Spielstätte müssen nicht jedes Mal neu eingetragen werden.
Leistungsstarke Datenbank mit Synergieeffekten
Ein herausragender Vorteil von VGen liegt in seiner stetig wachsenden Datenbasis. Einmal eingegebene Logos, Saalpläne, Preistabellen oder Veranstaltungsinformationen stehen auch für zukünftige Vorstellungstermine zur Verfügung. Bei Tourneeveranstaltungen oder wiederkehrende Vorstellung greifen Sie bequem auf bestehende, bereits hinterlegte Einträge zurück. Auch Informationen, die andere Veranstalter bereits für denselben Künstler oder dieselbe Spielstätte angelegt haben, können übernommen werden. Das spart Zeit, erhöht die Konsistenz der Inhalte und verringert das Fehlerrisiko deutlich.
Kontrolle und Freigabe mit dem Vier-Augen-Prinzip
Bevor eine von Ihnen angelegte Veranstaltung im Geschäftskundenbereich zur internen Weiterbearbeitung veröffentlicht wird, prüft das Team von ProTicket alle Eingaben auf Vollständigkeit und Plausibilität. Diese Verifizierung ist keine rechtlich verbindliche Prüfung. Jedoch ein bewährter Schutzmechanismus, der sicherstellt, dass keine offensichtlich falschen Informationen den Kunden präsentiert werden. Bitte prüfen Sie Ihre Angaben gründlich, insbesondere Preis- und Zeitangaben, bevor Sie die Veranstaltung zur Erzeugung des internen Kartensatzes in den Geschäftskundenbereich senden. Nachträgliche Änderungen nach Freigabe sind zwar möglich, verursachen aber oft erheblichen Mehraufwand und sollten daher vermieden werden.
Die Prüfung und Freischaltung in VGen erfolgt zeitnah. Sobald Ihre Veranstaltung durch VGen als "verifiziert" gekennzeichnet ist, können Sie diese zur weiteren Bearbeitung in den Geschäftskundenbereich senden. Abschließend erscheint die Vorstellung zum angegeben in der Zukunft liegenden Vorverkaufsstartzeitpunkt automatisch im Endkundenportal sowie bei allen ProTicket-Vertriebspartnern. Bitte stellen Sie sicher, dass alle intern administrative Anpassungen des Vorstellungstermins im Geschäftskundenbereich rechtzeitig vor dem geplanten Vorverkaufsstart vorgenommen werden.