Tages - und Abendkasse
Die Tages- / Abendkasse bildet den krönenden Abschluss des Ticketvorverkaufs. Das ProTicket-System bietet hierfür eine zuverlässige Lösung, um sowohl bereits bezahlte als auch unbezahlte, kurzfristig reservierte Tickets an der Tages- / Abendkasse effizient auszugeben. Ziel ist es, den Vorverkauf so zu gestalten, dass die Abendkasse entlastet wird und ein reibungsloser Ablauf mit minimalem Aufwand möglich ist. Dennoch gibt es immer wieder spontane Besucher, die ihre Tickets erst vor Ort kaufen möchten – auch für diese Fälle ist das ProTicket-System bestens vorbereitet.
Abendkassen-Schaubild
Vorteile der Online-Abendkasse mit dem Ticket-Manager
Der Ticket-Manager ermöglicht eine in Echtzeit angebundene und vollständig digitale Abwicklung der Abendkasse. Alle Auftragsdaten sind sofort abrufbar, Zahlungen können direkt verbucht, Tickets gedruckt und dem Kunden übergeben werden. Kurzfristige Änderungen, wie die Anpassung von Rabatten, sind problemlos möglich. Wichtig ist dabei, eine stabile Internetverbindung sowie ein eingerichteter Kassenbereich mit Laptop und Drucker. Der Verkauf freier Restkarten, die Herausgabe bezahlter Tickets oder die Bearbeitung offener Reservierungen erfolgt effizient und fehlerfrei.
Varianten kurzfristiger Reservierungen
1. Kurzfristig bezahlte Reservierungen
Aufträge mit sofortiger Zahlungsart (z. B. Kreditkarte) werden im Ticket-Manager abgerufen, gedruckt und dem Kunden direkt übergeben.
2. Kurzfristig unbezahlte Reservierungen
Unbezahlte Aufträge können – mit Ausnahme bereits im Einzug befindlicher ProTicket-SEPA-Lastschriften – vom Kassenpersonal übernommen, vom Endkunden bezahlt und anschließend ausgegeben werden. Der Kunde bestätigt den Erhalt der Tickets mit seiner Unterschrift auf dem Auftragskopf. Der Bezahlvorgang wird unmittelbar im ProTicket-System durch den Ticket-Manager in den Zahlungsdaten verbucht.
Behandlungsarten bei der Online-Abendkasse
Bezahlte Reservierungen
Diese werden ohne Übernahme durch die Kasse einfach ausgedruckt und dem Kunden übergeben.
Unbezahlte Reservierungen
Hier übernimmt der Veranstalter den Auftrag im System, bucht die Zahlung vor Ort und händigt die Tickets aus.
Last-Minute-Reservierungen als Umsatztreiber
Oft steigt die Nachfrage in den letzten Tagen vor einer Vorstellung deutlich an. Für Kunden, die auf eine Postzustellung verzichten müssen, bietet das ProTicket-System die Möglichkeit, Tickets online zu reservieren und an der Abendkasse abzuholen. Diese Reservierungen sind verbindlich – auch bei Nichtabholung kann der Kunde zur Zahlung verpflichtet werden. Rund 97 % aller Last-Minute-Reservierungen führen nachweislich zu erfolgreichen Ticketverkäufen und tragen damit signifikant zum Umsatz bei.
Besonderheiten bei Überweisungen
Hat ein Kunde kurzfristig vor der Veranstaltung den Rechnungsbetrag auf das Konto von ProTicket überwiesen und ist diese Überweisung noch in Umlauf – also noch nicht auf dem Konto von ProTicket gutgeschrieben –, muss an der Kasse ein Zahlungsbeleg der Bank vorgelegt werden.
Das Kassenpersonal prüft den Nachweis, übernimmt den ProTicket-Auftrag in den Veranstalterauftrag, vermerkt die ausstehende Zahlung an ProTicket in den Anmerkungen zum Auftrag, bestätigt die Identität des Kunden und lässt diesen den Erhalt der Tickets auf dem Auftragskopf unterschreiben. Zahlungen werden in diesem Fall nicht vom Kassenpersonal verbucht.
Der Veranstalter meldet ProTicket die vorzunehmende Rückübernahme des Auftrags, da die Zahlung am nächsten Bankarbeitstag auf dem Konto von ProTicket eingeht und mit der Endabrechnung an den Veranstalter ausgezahlt wird.
Liegt kein glaubhafter Nachweis über die laufende Überweisung vor, kassiert das Kassenpersonal den offenen Betrag und verbucht den Auftrag als unbezahlte Reservierung eines Endkundenauftrags.
Langfristige Reservierungen
Langfristig gesperrte Plätze – etwa für nicht benötigte Rollstuhlfahrer oder Begleitpersonen – können bei Bedarf kurzfristig für den Verkauf an der Abendkasse freigegeben werden, sofern dort zusätzliche Stühle aufgestellt werden können. Bei besonderen Platzarten (z. B. mit Sichtbehinderung) kann der Ticketpreis im Ticket-Manager individuell reduziert werden, um zusätzliche Verkäufe und damit Umsatz zu generieren.
Die Offline-Abendkasse als Sonderfall
Falls am Veranstaltungsort weder Internet noch Technik in Form von Laptop und Drucker vorhanden ist, wird eine Offline-Abendkasse im Büro des Veranstalters vorbereitet. Dazu blockt der Veranstalter die Vorstellung im System und druckt im Vorfeld alle bezahlten sowie zu übernehmenden unbezahlten Reservierungen sowie ein verfügbares Restkartenkontingent an Originalkarten als Hardtickets aus. Hinweise zur Verfügbarkeit von Restkarten an der Abendkasse werden im ProTicket-System hinterlegt und im Internet für kurzentschlossene Besucher sichtbar gemacht.
Ablauf an der Offline-Abendkasse
Bezahlte Reservierungen
Diese werden anhand der Ausdrucke einfach an den Kunden übergeben.
Unbezahlte Reservierungen
Hier wird der Geldbetrag kassiert, bevor das Ticket ausgehändigt wird. Bei Überweisungsbelegen ist ein Ausweisdokument vorzulegen.
Rückbuchung nicht verkaufter Tickets
Nach Veranstaltungsende werden alle nicht verkauften oder nicht abgeholten Tickets im Büro zurückgebucht und storniert. Bereits verkaufte Tickets bleiben im Auftrag erhalten. Unbezahlte Reservierungen mit Zahlungsnachweis werden im Auftrag entsprechend gekennzeichnet, damit ProTicket die Rückübernahme durchführen kann.