Anträge auf Kartenrückgaben mit dem ProTicket-System verwalten
Auf Grund des anhaltenden Pandemiegeschehens kommt es seit dem Frühjahr 2020 zu massenweisen Veranstaltungsabsagen und Terminverlegungen. Damit verbunden sind Rückabwicklungen von Kartenverkäufen an die Kartenbesitzer.
ProTicket rechnet mit allen Veranstaltern deren eingerichtete Veranstaltungen ab. Unabhängig davon, ob die Termine tatsächlich stattgefunden haben oder nicht. Durch dieses Vorgehen erhalten die Veranstalter zum einen ihre Erlöse aus Eintrittskartenverkauf überwiesen (Liquidität) und zum anderen einen Nachweis ihrer Erlöse aus dem Eintrittskartenverkauf.
Die Verkaufsbuchungen Ihrer Veranstaltungen im ProTicket-System sollten nach buchhalterischer Betrachtung nicht (durch Stornos) verändert werden!
Die Rückabwicklungen erfolgen ausschließlich zwischen Veranstaltern und Endkunden direkt.
Das kann in Form einer Spende, durch Gutschein / Ersatztermin oder auch als Erstattung / Auszahlung erfolgen.
Link zur Bundesregierung Gutscheinlösung zu Corona Pandemie:
www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/gutscheinloesung-kulturbranche-1740010
ProTicket hat für die Durchführung der Rückabwicklungen ein neues Tool entwickelt, welches
- Karteninhaber und Veranstalter direkt in Kontakt bringt – ohne wirklich direkten Kontakt miteinander haben zu müssen,
- eine einfache, einheitliche und nachvollziehbare Datenerfassung durch den Karteninhaber bereit stellt,
- verbindlich die zu erstattenden Tickets aus dem Verkehr nimmt,
- eine Schnittstelle zu allen gängigen Banking-Anwendungen bereit hält,
- Berichte über die tatsächlichen Kosten (Auszahlungen), Verbindlichkeiten (Gutscheine) oder Zuwendungen (Spenden) erstellt
Wenn Sie als Veranstalter eine genaue Gegenüberstellung Ihrer Erlöse (aus dem Eintrittskartenvorverkauf) und Ihrer Kosten (aus der Rückabwicklung des Vorverkaufs) sowie sichere und transparente Ablauforganisation Ihrer Rückabwicklungen wünschen, empfehlen wir die Nutzung des im Folgenden beschriebenen neuen Werkzeugs innerhalb Ihrer ProTicket-Eintrittskartenumsätze.
A – Die Terminabsage – durch den Veranstalter
Alles beginnt mit der "Terminabsage".
Der Termin findet nicht statt und damit werden die Eintrittskarten der Karteninhaber rückabwicklungsberechtigt.
- Der Veranstalter sendet eine Nachricht an info@proticket.de mit der Information über die "Absage" oder die "Verlegung".
Die Eintrittskarten zum Termin werden "Berechtigt zur Rückabwicklung" eingestellt. - Der Veranstalter setzt seine Veranstaltung im ProTicket-System als "geblockt" – damit ist der Termin sofort nicht mehr buchbar – bleibt aber für Endkunden noch sichtbar!
Der Verkauf ist gestoppt! - Unter „Vorstellungsanmerkungen bearbeiten“ veröffentlichen Sie bereits bekannte Informationen, wie z. Bsp.:
- "Termin wird verlegt. Informationen folgen. Eintrittskarten behalten ihre Gültigkeit."
- "Termin ist ersatzlos abgesagt. Informationen unter www.proticket.de/absage oder www.proticket.de/kartenrueckgabe
- Im B2B-Beriche -> V. Einstellungen / Verwaltung -> Veranstaltungsverwaltung -> Kunden zu einer Vorstellung informieren
- hier hat der Veranstalter eine Toolbox, mit der er alle seine (E-Mail bekannten) Kunden zu einem bestimmten Termin direkt anschreiben und informieren kann.
Soll der abgesagte Termin zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden, ist zu entscheiden, ob er als Ersatztermin sofort neu eingerichtet wird (unsere Empfehlung) oder ob nach Ablauf des Absagedatums lediglich eine Terminverschiebung stattfindet.
B – Der Antrag auf Rückabwicklung – durch den Karteninhaber
Bitte verweisen Sie Ihre Kunden auf die Webseite https://www.proticket.de/kartenrueckgabe . Hier können die Kunden ihre Auftragsnummer in Kombination mit den Barcodes ihrer Tickets eingeben. Sollten diese Informationen zusammenpassen, werden zusätzlich noch Adressinformationen und Bankdaten abgefragt. Der Kunde erhält dann eine E-Mail mit Instruktionen zum weiteren Ablauf der Rückerstattung.
1. Berechtigte Anträge auf Kartenrückgabe
Wenn Ihre Veranstaltung im B2B-Bereich auf verlegt / abgesagt gestellt ist, erhält der Kunde eine E-Mail mit einem Deckblatt. Auf diesem Deckblatt befinden sich noch einmal alle Informationen, die der Kunde eingegeben hat, sowie Ihre Anschrift.
Das Deckblatt ist so gestaltet, dass es einfach gefaltet werden kann und Ihre Veranstalter-Adresse in dem Fenster eines handelsüblichen Briefumschlages zu sehen ist. Dazu muss der Kunde nur noch seine Original-Tickets (wie in der E-Mail an den Kunden beschrieben) dazulegen und in die Post geben.
Der Kunde wird angehalten, eine Kopie der Tickets für sich zu behalten, sollten diese auf dem Postweg verloren gehen.
2. Unberechtigte Anträge auf Kartenrückgabe
Wenn Ihre Vorstellung im ProTicket-System jedoch noch nicht als verlegt / abgesagt gekennzeichnet wurde, erhält der Kunde in der E-Mail nur die Anweisung sich per E-Mail direkt an Sie (den Veranstalter) zu wenden.
C – Anträge auf Kartenrückgabe – im ProTicket-B2B-Bereich
Einsehen, Erfassen und Bearbeiten von Kunden-Anträgen
Im Geschäftskundenbereich werden dem aktiven ProTicket-Veranstalter nun die einzelnen Kunden-Rückgabe-Anträge in verschiedenen Arten dargestellt und zur Bearbeitung angeboten:
Zum Beispiel:
- nach dem aktuellen Staus der Rückgabe-Bearbeitung (beantragt / eingereicht / erledigt)
- nach der Art der Rückgabe (Spende / COVID-19-Gutschein / Auszahlung)
- nach der Aufteilung der "Kosten" pro Veranstaltungs-Termin oder – Zeitraum
Somit hat der Veranstalter jederzeit gegenüber seinen Endkunden / Karteninhabern wie auch gegenüber seiner eigenen Buchhaltung aktuelle und übersichtliche Informationen über den Stand der Rückabwicklung der Eintrittskarten von abgesagten und verlegten Veranstaltungsterminen.
Ein vollständige Anleitung zur Verwendung dieses Tools finden Sie selbstverständlich im Geschäftskundenbereich unter "Anleitungen / Beschreibungen / FAQ's".
