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Kartenrückgaben über das ProTicket-System leicht verwalten

Bitte verweisen Sie Ihre Kunden auf die Webseite https://www.proticket.de/kartenrueckgabe . Hier können die Kunden ihre Auftragsnummer in Kombination mit den Barcodes ihrer Tickets eingeben. Sollten diese Informationen zusammenpassen, werden zusätzlich noch Adressinformationen und Bankdaten abgefragt. Der Kunde erhält dann eine E-Mail mit Instruktionen zum weiteren Ablauf der Rückerstattung.

  1. Berechtigte Anträge auf Kartenrückgabe

Wenn Ihre Veranstaltung im B2B Bereich auf verlegt/abgesagt gestellt ist, erhält der Kunde eine E-Mail mit einem Deckblatt. Auf diesem Deckblatt befinden sich noch einmal alle Informationen die der Kunde eingegeben hat, sowie Ihre Anschrift (oder die von ProTicket, sollten Sie uns mit der Erstattung beauftragen).

Das Deckblatt ist so gestaltet, dass es einfach gefaltet werden kann und Ihre Adresse in dem Fenster eines handelsüblichen Briefumschlages zu sehen ist. Dazu muss der Kunde nur noch seine Original-Tickets (wie in der E-Mail beschrieben) dazulegen und in die Post geben.

Der Kunden wird angehalten eine Kopie der Tickets für sich zu behalten sollten diese auf dem Postweg verloren gehen.

  1. Unberechtigte Anträge auf Kartenrückgabe

Wenn Ihre Vorstellung jedoch noch nicht als verlegt/abgesagt gekennzeichnet wurde, erhält der Kunde in der E-Mail nur die Anweisung sich per E-Mail direkt an Sie (den Veranstalter) zu wenden.

 

Einsehen von Kunden-Anträgen

Anträge, die Kunden ins System eingegeben haben, finden Sie mit allen Informationen im B2B-Bereich. Hier gehen Sie im Punkt „V Einstellungen / Verwaltung“ unter „Verwaltung“ (rechts) auf den Button „Bericht über Anträge auf Kartenrückgabe“.

Hier sehen Sie erstmal alle Anträge, die Kunden für Ihre Vorstellungen eingereicht haben, und von Ihnen noch nicht bearbeitet wurden. Sie sollten diese jedoch auf keinen Fallen bearbeiten, bis Sie nicht die Originalkarten vom Kunden per Post erhalten haben. Sie haben jedoch auch die Option sich „Bearbeitet“ (alle Tickets wurden bei Posteingang eingescannt) oder „Erstattete“ (Auszahlungen, Spenden o. Gutscheine die Teil einer Sammelerstattung sind) anzeigen zu lassen.

 

Bearbeiten von Kunden Anträgen

Wenn Sie Originalkarten von Ihren Kunden per Post erhalten, sollten Sie den Eingang dieser Tickets im System vermerken. Hierfür gibt es in dem o.g. Bericht den Button „Eingang eintragen“. Dahinter verbirgt sich ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, einen Barcode einzugeben. Dies können Sie händisch machen, jedoch empfiehlt sich der Einsatz eines 1D oder 2D Handscanners. (empfolen wird der 2D-Barcodescanner DS9208) Mit Hilfe des Scanners können die den Barcode (im Falle eines 2D Scanners besser sogar den QR-Code) des Tickets einscannen.

Nun gibt es zwei mögliche Abläufe:

  1. Es liegt ein Antrag auf Kartenrückgabe vor

Im Fall, dass es einen Antrag des Kunden gibt, wird dieser geladen und die vom Kunden hinterlegten Informationen sowie die im Antrag enthaltenen Tickets (Barcodes) werden Ihnen angezeigt.

! Achtung: Zu einem Auftrag kann es durchaus mehrere Anträge geben. Dies kann passieren, wenn der Kunde Karten an Dritte weitergegeben hat und diese ihre Erstattung selbst beantragen oder der Kunde mehrere Anträge (z.B. je Ticket) angelegt hat. Jedoch kann ein Barcode nicht in mehreren Anträgen enthalten sein.

Neben den Barcodes sehen Sie, welche Tickets Sie bereits eingescannt haben. Wenn Sie alle Barcodes eines Antrags eingescannt haben, sollten Sie kontrollieren, ob die vom Kunden gewünschte Art der Erstattung für Sie zum Einsatz kommen sollen oder ob Sie dies z.B. von Gutschein auf Auszahlung umstellen möchten.

Sollte es nötig sein, die vom Kunden eingegebenen Informationen wie z.B. IBAN oder E-Mail zu ändern können Sie mit dem Button „Bearbeiten“ (oben rechts) die Eingabefelder entsperren und diese bearbeiten. Nachdem Sie alle Informationen geprüft haben, können Sie den Button „Bearbeitung speichern“ drücken.

Durch das Drücken des Buttons wird das Eingangsdatum auf dem Ticket festgehalten. Außerdem wird der Antrag, sofern alle Tickets des Antrags gescannt wurden, als „Bearbeitet“ markiert und es wird eine Eingangsbestätigungs-E-Mail an den Kunden gesendet.

Sollten Ihnen ein oder mehre Tickets nicht vorliegen und daher nur ein Teil der Tickets eingescannt sein, bleibt der Antrag im Status „Offen“ bis die anderen Tickets von Ihnen eingescannt werden. Beim erneuten Öffnen des Dialogs und Einscannen der restlichen Tickets werden Ihnen die vorab gescannten auch als solche angezeigt.

  1. Der Kunde hat Ihnen die Karte(n) zukommen lassen, ohne einen Antrag auszufüllen

Wenn Sie Tickets scannen, die noch in keinem Antrag existieren, werden die Daten des Kunden nicht aus einem Antrag geladen, sondern aus dem ursprünglich im System angelegtem Auftrag. Dies ist z.B. daran zu erkennen, dass die Felder für IBAN und BIC leer sind und Sie diese noch ausfüllen müssen. Zudem werden auch keine anderen Tickets geladen. Allerdings können Sie weitere Tickets durch zusätzliche Scans hinzufügen, solange alle Tickets Teil desselben Auftrags sind. Sollte es nötig sein, die Kundendaten anzupassen, können Sie die Eingabefelder mit dem Button „Bearbeiten“ (oben rechts) entsperren. Nachdem Sie alle Tickets und Informationen korrekt hinterlegt haben, wird nach dem Drücken des Buttons „Bearbeitung speichern“ ein neuer Antrag angelegt und sofort als „Bearbeitet“ gekennzeichnet.

 

Sammelerstattung durchführen

Für Tickets die Sie bereits erhalten haben sollten Sie in regelmäßigen Abständen eine Sammelerstattung durchführen. Hierzu findet sich in dem Bericht unter „V Einstellungen / Verwaltung“ der Button „Sammelerstattung“. Über diesen Button lässt sich ein neues Fenster öffnen. In dem neuen Fenster befindet sich ein eine Tabelle mit allen Anträgen, für die Sie den Eingang von Tickets mit einem Scan des Barcodes vermerkt haben. Hier können Sie einen oder mehrere Anträge für die Sammelerstattung markieren. Eine Mehrfachauswahl kann entweder über die Kästchen vor jedem Datensatz erfolgen oder durch Anklicken mehrerer Anträge bei gehaltener „STRG“-Taste oder Sie können auch alle Anträge wählen/abwählen, indem Sie das Kästchen im Kopf der Tabelle anklicken. Unter der Tabelle befindet sich Ihr im ProTicket-System hinterlegtes Bankkonto als vorausgewähltes Erstattungskonto. Dieses Konto können Sie natürlich durch ein anderes ersetzen, wenn nötig können Sie einen zusätzlichen Verwendungszweck hinzufügen. Standard mäßig wird immer die „Erstattungs-Nr.“ als erster Verwendungszweck benutzt.

Schema:
({Antrags-ID}-KS-{Auftragsnummer} z.B. 2000-KS-1965000)

Haben Sie das richtige Konto eingegeben und die entsprechenden Anträge gewählt, können Sie den Button „Erstattung durchführen“ drücken. Hierdurch werden drei Vorgänge ausgelöst:

  1. Es wird eine SEPA-Datei (XML-Format) erzeugt, diese enthält alle Erstattungsbeträge
    (Summe der aufgedruckten Kartenpreise) der Tickets, die als Erstattungsart „Auszahlung“ haben. Jeder Antrag entspricht einem Posten der Sammelüberweisung.
  2. „Spenden“ werden mit der jeweiligen Export-ID als exportiert gekennzeichnet. Dadurch werden sie nicht länger in dieser Liste aufgeführt. Dies dient nur zum Pflegen der Daten. Sie sollten auch für alle Spenden einen Export durchführen bzw. diese zusammen mit anderen Erstattungen durchführen.
  3. Gutscheine werden gebucht. Für alle Tickets, die als Erstattungsart „Gutschein“ haben, wird ein Gutschein gebucht und als Print@Home an den Kunden versendet. Alle Gutscheine, die für einen Antrag angelegt werden, werden auch in einen Auftrag gebucht.

Wenn die Erstattung erfolgreich war, wird Ihnen die SEPA-Datei als Download angeboten. Diese Datei kann in die üblichen Banking-Programme importiert werden. Wichtig ist, dass bei allen Auszahlungen IBAN und BIC korrekt hinterlegt sind.

 

Bericht über die Sammelerstattungen

Einen Bericht über die bereits durchgeführten Sammelerstattungen finden Sie ebenfalls über die zuvor beschriebe zentrale Stelle unter dem Punkt „V Einstellungen / Verwaltung“ unter „Verwaltung“ (rechts) auf dem Button „Bericht über Anträge auf Kartenrückgabe“. Hier gibt es dann den Button „Bericht Sammelerstattung“. Der Bericht ermöglicht Ihnen einen Überblick über die bereits ausgezahlten Gelder sowie die Ticketanzahl und mehr. Grundsätzlich werden hier nur die einzelnen Erstattungen angezeigt. Möchten Sie sich alle Anträge einer Erstattung anzeigen lassen, wählen Sie die gewünschte Erstattung aus und drücken den Button „Anträge laden“. Mit dem Button „Zurück“ gelangt man wieder zur Gesamtübersicht.

Bei allen Fragen zum ProTicket-System
stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Geschäftskunden-Hotline: 0231 / 5 891 892