Anbindung von Veranstaltern an das ProTicket-System

Als deutschlandweit agierendes Kartenvertriebssystem bieten wir Ihnen die kostenlose Nutzung des innovativen ProTicket-Eintrittskarten-Vertriebssystems an.

DIE WICHTIGSTEN VORTEILE FÜR VERANSTALTER

• Vertrieb über Vorverkaufsstellen, Call Center, Internet

• Integration des Onlinevertriebs auf Ihrer Website

• Kostenlose Anbindung an das ProTicket-System

• Abonnementverwaltung

• Selbstständige Veranstaltungseinrichtung

• Auftrags- und Kundenverwaltung

• Datenübergabe per Schnittstelle an externe Systeme möglich

• Einfache Kontingentierungsmöglichkeiten

• Übersichtliche Berichte, Statistiken und Rapporte

• kompetente Veranstalterbetreuung

• Hinterlegen von Informationen zu Veranstaltungen in Wort und Bild

In wenigen Schritten durchlaufen Sie die Anbindung zum ProTicket-Veranstalter

Um sich bei ProTicket als Veranstalter zu registrieren, rufen Sie im Microsoft Edge oder einen der anderen Browsers die Webseite proticket.de/vgen auf, klicken den Button neu registrieren und tragen dann in die Eingabefelder Ihre genauen Daten ein (VVK-Stellendaten übernehmen).

Nach erfolgreicher Dateneingabe klicken Sie bitte auf den Button Stammdaten speichern.

Um alle Formalien zu erfüllen, drucken Sie nun den Rahmenvertrag zweimal aus. Senden Sie bitte beide unterschriebenen Exemplare an die Firma ProTicket GmbH & Co. KG. Einen von ProTicket GmbH & Co. KG gegengezeichneten Rahmenvertrag erhalten Sie anschließend zurück.

Wer ist wer?

Was ist ein Tourneeveranstalter?

Die Begriffe "Tournee" und "Tourneeveranstalter" werden im alltäglichen Sprachgebrauch zumeist mit musikalischen Darbietungen in Verbindung gebracht, lassen sich aber problemlos auch auf andere Formen von kulturellen Veranstaltungen anwenden. Tourneeveranstalter arbeiten demnach nicht nur mit Musikern zusammen, sondern zum Beispiel auch mit Theater-Ensembles, Comedians, Kabarettisten, Autoren auf Lesereise und vielen anderen Arten von Künstlern.

Der Tourneeveranstalter hält vielfach – weltweit oder in einem bestimmten Gebiet – die Rechte an einer Produktion inne. Oft holen Tourneeveranstalter auch internationale Künstler in ein Land oder buchen Tourneen von nationalen Künstlern. Als Tourneeveranstalter kann unter anderem das Management eines Künstlers auftreten, ein Künstler selbst oder auch eine externe, darauf spezialisierte Agentur. Entsprechende Unternehmen firmieren auch unter Bezeichnungen wie "Konzertagentur", "Tour Promoter" oder "Gastspieldirektion".

In der Regel verkauft der Tourneeveranstalter die Aufführungsrechte für ein Konzert oder ein kulturelles Programm an einen örtlichen Veranstalter, der für die örtliche Durchführung der Veranstaltung sorgt. Der Tourneeveranstalter kümmert sich üblicherweise um das überregionale Marketing, der örtliche Veranstalter ist für das regionale Marketing zuständig. In einigen Fällen sind örtlicher Veranstalter und Tourneeveranstalter auch identisch.

Häufig sind Tourneeveranstalter in Absprache mit den Künstlern auch in das Konzept und die Inszenierung der Veranstaltung involviert. Sei es die Gestaltung des Bühnenbildes, das Lichtdesign oder auch inhaltliche Aspekte: viele Tourneeveranstalter gestalten die Auftritte der Künstler maßgeblich mit.

Marketing, Öffentlichkeitsarbeit und Werbekonzept der Tournee werden ebenfalls vom Tourneeveranstalter konzipiert. Die Gestaltung von Plakaten, das Corporate Design, die Schaltung von Werbeanzeigen, Internet-Präsenz und Social Media: die Liste der Aufgaben ist lang. Auch die Öffentlichkeitsarbeit ist ein wichtiger Faktor: das Herausgeben von Pressetexten und Fotos, der Kontakt mit Medienvertretern, die Planung von Interviewterminen, das Freigeben von Artikeln und Beiträgen usw.

Allgemein lässt sich sagen, dass die Aufgaben eines Tourneeveranstalters je nach Art der Veranstaltung, dem technischen Aufwand und der Zielgruppe stark variieren können. Was stets dazugehört und die wohl wichtigste aller Aufgaben darstellt, ist jedoch die technische und logistische Umsetzung einer Tournee. Der Tourneeveranstalter schließt Verträge mit örtlichen Veranstaltern, plant eine möglichst effiziente Reiseroute über verschiedene Auftrittsorte und kümmert sich auch um Aspekte wie den Transport des Equipments. Vor Ort übernimmt in vielen Fällen auch der örtlich-rechtliche Veranstalter in Koordination mit dem Tournee-Veranstalter viele Aufgaben, sei es die Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten oder das Künstler-Catering.

Was ist ein örtlicher Veranstalter?

Der örtliche (oder auch: örtlich-rechtliche) Veranstalter zeichnet für die Konzeption und Durchführung einer Veranstaltung vor Ort verantwortlich. Im Gegensatz zum Tournee-Veranstalter ist er in aller Regel in einem enger bemessenen Umkreis aktiv. Oft sind lokale Veranstalter zugleich auch Betreiber einer Spielstätte, in die sie Künstler und Kulturschaffende einladen. In anderen Fällen mieten sie Räumlichkeiten an, um ihre Veranstaltungen durchzuführen.

Der örtlich-rechtliche Veranstalter schließt Verträge mit Künstlern und Tournee-Veranstaltern, in denen die Rahmenbedingungen des Auftritts festgelegt sind. Der Tourneeveranstalter oder Künstler erhält in der Regel eine im Vorfeld ausgehandelte, feste Gage oder eine prozentuale Beteiligung am generierten Umsatz. Das finanzielle Risiko und auch die rechtliche Verantwortung für die Veranstaltung liegen beim örtlichen Veranstalter.

Während der Tournee-Veranstalter das Marketing für die gesamte Tournee koordiniert, steuert der örtliche Veranstalter das regionale Marketing für die einzelne Veranstaltung. Dazu gehört nicht nur lokale Werbung und Öffentlichkeitsarbeit, sondern zum Beispiel auch Sponsoring und Ticket-Distribution. Eintrittspreise und etwaige Ermäßigungen legt jeder örtliche Veranstalter individuell fest, weshalb die Ticketpreise für ein Konzert einer bestimmten Band teilweise von Ort zu Ort deutlich voneinander abweichen können.

Die technische Umsetzung vor Ort ist Aufgabe des örtlichen Veranstalters in Absprache mit dem Tourneeveranstalter. Oft muss das Programm an die örtlichen Gegebenheiten angepasst werden, manchmal müssen sich auch die örtlichen Gegebenheiten an das Programm anpassen (Bühnenerweiterungen, Besorgung von zusätzlichem Equipment etc.). Wenn der Programmlieferant keine eigenen Techniker an Bord hat, stellt der örtliche Veranstalter auch das technische Personal für die Veranstaltung. Nicht zuletzt ist der örtliche Veranstalter auch für die Bestuhlung und die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen verantwortlich.

Der örtliche Veranstalter ist meistens auch für die Betreuung der Künstler vor Ort verantwortlich. Er stellt eine Übernachtungsmöglichkeit und Verpflegung zur Verfügung und stellt Personal, das sich um die Bedürfnisse der Künstler kümmert.

Der örtliche Veranstalter stellt sämtliches, für die Durchführung der Veranstaltung nötiges Personal. Abendkasse und Einlasskontrolle, Security, Garderobe, Getränkeverkauf, Stage Hands und Techniker: die Abdeckung aller Aufgaben liegt in der Verantwortung des örtlichen Veranstalters.

Auch die finanzielle Planung der Veranstaltung ist eine wichtige Aufgabe. Der örtliche Veranstalter sollte die Kosten und zu erwartenden Gewinne so kalkulieren, dass am Ende ein profitabler Erlös herausspringt. Mitunter sind örtliche Veranstalter jedoch auch öffentliche Institutionen, die nicht unbedingt gewinn-orientiert handeln, sondern eher die Förderung der lokalen Kultur oder gesellschaftliche Ziele vorantreiben wollen.